{"id":6246,"date":"2025-02-12T09:25:34","date_gmt":"2025-02-12T08:25:34","guid":{"rendered":"http:\/\/adaptivenew.devversion.pl\/?post_type=articles&p=6246"},"modified":"2025-06-03T14:27:52","modified_gmt":"2025-06-03T12:27:52","slug":"excel-w-audycie","status":"publish","type":"articles","link":"https:\/\/adaptivenew.devversion.pl\/pl\/materialy\/artykuly\/excel-w-audycie\/","title":{"rendered":"Stara mi\u0142o\u015b\u0107 nie rdzewieje? A powinna! Excel w audycie – 7 powod\u00f3w do rozstania"},"content":{"rendered":"\n

Excel zosta\u0142 pierwotnie stworzony jako narz\u0119dzie dla ksi\u0119gowych i analityk\u00f3w s\u0142u\u017c\u0105ce do przeprowadzania kalkulacji, zarz\u0105dzania bud\u017cetami oraz tworzenia raport\u00f3w na bazie danych. Jego pierwsze wersje, jeszcze pod mark\u0105 Multiplan, wydane zosta\u0142y w 1982 roku przez Microsoft. Pierwszy Microsoft Excel pojawi\u0142 si\u0119 w 1985 roku i by\u0142 przeznaczony na komputery Macintosh, a w 1987 roku wydano wersj\u0119 na Windows.<\/p>\n\n\n\n

Z czasem, wraz z rozwojem technologii, Excel sta\u0142 si\u0119 powszechnie u\u017cywanym narz\u0119dziem-kombajnem obs\u0142uguj\u0105cym wiele proces\u00f3w w firmach \u2013 w tym w audycie. Jednak jego za\u0142o\u017cenia nigdy nie dostosowane do kompleksowego zarz\u0105dzania ryzykiem<\/a>, audytem<\/a> czy zgodno\u015bci\u0105<\/a>. Excel w audycie oznacza wi\u0119c r\u0119czn\u0105 prac\u0119, brak automatyzacji i skomplikowan\u0105 kontrol\u0119 dost\u0119pu. Co wi\u0119cej, jego struktura nie pozwala na \u0142atwe \u015bledzenie powi\u0105za\u0144 mi\u0119dzy danymi. To sprawia, \u017ce jego wykorzystanie w obszarze zarz\u0105dzania ryzykiem jest nie tylko niewygodne, ale te\u017c obarczone\u2026 no w\u0142a\u015bnie \u2013 dodatkowymi ryzykami.<\/p>\n\n\n\n

1.    Dost\u0119py + uprawnienia = bezpiecze\u0144stwo<\/h2>\n\n\n\n

Excel to otwarty arkusz, do kt\u00f3rego mo\u017ce mie\u0107 dost\u0119p ka\u017cdy, kto otrzyma plik. Oczywi\u015bcie mo\u017cna go zabezpieczy\u0107 has\u0142em, a w \u015brodowisku chmurowym zarz\u0105dza\u0107 dost\u0119pem i uprawnieniami. Jednak ka\u017cdy, kto mia\u0142 z tym do czynienia w du\u017cych organizacjach, wie, jak pracoch\u0142onne i podatne na b\u0142\u0119dy jest to zadanie \u2013 zar\u00f3wno przy przydzielaniu uprawnie\u0144, jak i ich aktualizacji.<\/p>\n\n\n\n

Excel przechowuje przede wszystkim dane \u2013 cz\u0119sto wra\u017cliwe. Ryzyko ich wycieku, przypadkowej edycji czy nadpisania ro\u015bnie wraz z liczb\u0105 os\u00f3b maj\u0105cych dost\u0119p do pliku.<\/p>\n\n\n\n

Nowoczesne narz\u0119dzia, zaprojektowane do zarz\u0105dzania procesami GRC, eliminuj\u0105 te zagro\u017cenia. AdaptiveGRC pozwala precyzyjnie kontrolowa\u0107 uprawnienia, zapewniaj\u0105c jednocze\u015bnie pe\u0142n\u0105 zgodno\u015b\u0107 z regulacjami, takimi jak RODO. Ka\u017cdy u\u017cytkownik ma dost\u0119p tylko do tych danych, kt\u00f3re s\u0105 mu niezb\u0119dne, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dost\u0119pu. Co wi\u0119cej, Excel w audycie nie spe\u0142nia wielu wymaga\u0144 dotycz\u0105cych bezpiecze\u0144stwa informacji, takich jak poufno\u015b\u0107, integralno\u015b\u0107 i dost\u0119pno\u015b\u0107 (CIA). Brakuje mu te\u017c funkcji wymaganych przez regulacje, np. CFR 21 Part 11 (FDA), PCI-DSS czy SOX. Narz\u0119dzia takie jak AdaptiveGRC s\u0105 dostosowane do tych standard\u00f3w, eliminuj\u0105c ryzyko niezgodno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n

2.    \u015aledzenie zmian i post\u0119p\u00f3w<\/h2>\n\n\n\n

Jak sprawdzi\u0107 w Excelu czy, a je\u015bli tak to kto i w kt\u00f3rym miejscu w arkuszu nani\u00f3s\u0142 zmiany? Tylko przeszukuj\u0105c kolejne wersje plik\u00f3w, a to prawdziwa droga przez m\u0119k\u0119.<\/p>\n\n\n\n

AdaptiveGRC przechowuje pe\u0142ny rejestr zmian, pokazuj\u0105c, kto, kiedy i jakie dane edytowa\u0142. Dodatkowo, system automatycznie wymusza zatwierdzanie danych na odpowiednich etapach procesu. W AdaptiveGRC mo\u017cna tak\u017ce \u015bledzi\u0107 statusy zada\u0144 i odpowiedzialno\u015b\u0107 u\u017cytkownik\u00f3w, co pozwala na pe\u0142n\u0105 kontrol\u0119 nad post\u0119pem prac.<\/p>\n\n\n\n

3.    Workflow i automatyczne powiadomienia<\/h2>\n\n\n\n

Audyt to z\u0142o\u017cony proces, sk\u0142adaj\u0105cy si\u0119 z wielu zada\u0144 roz\u0142o\u017conych w czasie i realizowanych przez osoby z r\u00f3\u017cnych dzia\u0142\u00f3w. Koordynacja ich pracy oraz pilnowanie termin\u00f3w potrafi przyprawi\u0107 o b\u00f3l g\u0142owy nawet najbardziej do\u015bwiadczonego audytora, bowiem Excel w tym obszarze nie oferuje \u017cadnego wsparcia. Program nie przypomina o zaleg\u0142ych zadaniach i nie wymusza wykonania okre\u015blonych czynno\u015bci przez u\u017cytkownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

AdaptiveGRC automatycznie powiadamia odpowiednie osoby o przypisanych do nich zadaniach i wymaga uzupe\u0142nienia kluczowych informacji, zapewniaj\u0105c przy tym pe\u0142n\u0105 transparentno\u015b\u0107 procesu. System obs\u0142uguje workflow w obszarze ryzyka, audytu i zgodno\u015bci, automatyzuj\u0105c przep\u0142yw pracy oraz przydzielanie odpowiedzialno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n

4.    Powi\u0105zania mi\u0119dzy danymi<\/h2>\n\n\n\n

Skuteczne zarz\u0105dzanie ryzykiem w organizacji opiera si\u0119 na powi\u0105zaniu wynik\u00f3w audyt\u00f3w z ryzykami oraz dzia\u0142aniami koryguj\u0105cymi, a tak\u017ce na monitorowaniu ich realizacji. Relacje mi\u0119dzy tymi elementami s\u0105 kluczowe dla ca\u0142o\u015bciowego zarz\u0105dzania procesem. Dlatego w Excelu w audycie brak mo\u017cliwo\u015bci \u0142atwego \u0142\u0105czenia tych obszar\u00f3w stanowi tak istotne ograniczenie tego narz\u0119dzia.<\/p>\n\n\n\n

AdaptiveGRC integruje informacje, umo\u017cliwiaj\u0105c powi\u0105zanie ryzyk, audyt\u00f3w oraz dzia\u0142a\u0144 naprawczych. System pozwala na czytelne przedstawienie relacji mi\u0119dzy danymi w r\u00f3\u017cnych modu\u0142ach, co znacz\u0105co usprawnia analiz\u0119 i podejmowanie decyzji. Dzi\u0119ki temu u\u017cytkownik mo\u017ce szybko powi\u0105za\u0107 wyniki audytu ze zidentyfikowanymi ryzykami i przypisa\u0107 odpowiednie dzia\u0142ania naprawcze, zapewniaj\u0105c sp\u00f3jno\u015b\u0107 i pe\u0142n\u0105 kontrol\u0119 nad procesem.<\/p>\n\n\n\n

5.    Praca na du\u017cych plikach i walidacja danych<\/h2>\n\n\n\n

Im wi\u0119ksza organizacja, tym zarz\u0105dzanie danymi w Excelu staje si\u0119 trudniejsze. Narz\u0119dzie to nie jest przystosowane do pracy z du\u017cymi zbiorami danych. Jego maksymalna liczba wierszy (1 048 576) i kolumn (16 384) stanowi twarde ograniczenie, kt\u00f3re mo\u017ce by\u0107 problematyczne w analizie bardziej rozbudowanych proces\u00f3w GRC.<\/p>\n\n\n\n

Ponadto, im wi\u0119kszy plik, tym gorzej dzia\u0142a Excel: program pracuje wolniej, zawiesza si\u0119, a w skrajnych przypadkach pliki, nad kt\u00f3rymi pracujemy, mog\u0105 nawet ulec uszkodzeniu.<\/p>\n\n\n\n

Jednak ilo\u015b\u0107 danych to jedno \u2013 r\u00f3wnie istotna jest ich jako\u015b\u0107. Excel nie waliduje wprowadzanych informacji, co oznacza, \u017ce u\u017cytkownicy mog\u0105 wpisywa\u0107 niepe\u0142ne, niesp\u00f3jne lub b\u0142\u0119dne warto\u015bci \u2013 wystarczy drobny ludzki b\u0142\u0105d i nasz arkusz mo\u017ce by\u0107 ska\u017cony duplikatem lub b\u0142\u0119dn\u0105 formu\u0142\u0105.<\/p>\n\n\n\n

AdaptiveGRC eliminuje te problemy dzi\u0119ki architekturze bazodanowej, kt\u00f3ra zapewnia zar\u00f3wno skalowalno\u015b\u0107, jak i mechanizmy walidacji danych. System wymusza poprawno\u015b\u0107 i sp\u00f3jno\u015b\u0107 wpis\u00f3w, minimalizuj\u0105c ryzyko b\u0142\u0119d\u00f3w i zapewniaj\u0105c zgodno\u015b\u0107 z przyj\u0119tymi standardami. Dzi\u0119ki temu organizacje mog\u0105 podejmowa\u0107 decyzje w oparciu o wiarygodne, ustrukturyzowane informacje, co w Excelu jest trudne do osi\u0105gni\u0119cia.<\/p>\n\n\n\n

6.    Automatyczne raportowanie \u2013 koniec z r\u0119cznym sk\u0142adaniem danych<\/h2>\n\n\n\n

Ka\u017cdy kto pracowa\u0142 z Excelem wie, \u017ce tworzenie raport\u00f3w w tym programie to czasoch\u0142onny proces, kt\u00f3ry wymaga r\u0119cznego zbierania danych, formatowania tabel i przygotowywania wykres\u00f3w, a czasem jeszcze przeklejania ich do innych plik\u00f3w (na przyk\u0142ad prezentacji). Przy du\u017cej liczbie arkuszy i u\u017cytkownik\u00f3w \u0142atwo o b\u0142\u0119dy, niesp\u00f3jno\u015bci i problemy z aktualno\u015bci\u0105 informacji. Ka\u017cda zmiana wymaga ponownego scalania czy sprawdzania danych, co sprawia, \u017ce raporty szybko si\u0119 dezaktualizuj\u0105. Do tego jeszcze nawet gdy bardzo si\u0119 napracujemy, efekt wizualny raportu i jego czytelno\u015b\u0107 mog\u0105 pozostawia\u0107 wiele do \u017cyczenia.<\/p>\n\n\n\n

Mo\u017cna to zrobi\u0107 lepiej \u2013 AdaptiveGRC eliminuje ten problem dzi\u0119ki wbudowanemu modu\u0142owi raportowania. System automatycznie generuje raporty na podstawie najnowszych danych, umo\u017cliwiaj\u0105c ich szybkie filtrowanie i analiz\u0119. W zale\u017cno\u015bci od potrzeb u\u017cytkownik mo\u017ce dostosowa\u0107 zakres informacji i format raportu bez konieczno\u015bci r\u0119cznego przetwarzania plik\u00f3w, zachowuj\u0105c jedno \u017ar\u00f3d\u0142o prawdy danych. Dzi\u0119ki temu organizacja oszcz\u0119dza czas, eliminuje b\u0142\u0119dy ludzkie i zyskuje pe\u0142ny wgl\u0105d w aktualny stan audyt\u00f3w, ryzyk i dzia\u0142a\u0144 koryguj\u0105cych. Wszystko w jednym miejscu, bez konieczno\u015bci przeklejania danych z arkusza do arkusza. I to w \u0142adnej, czytelnej formie.<\/p>\n\n\n\n

7.    Profesjonalne wsparcie i wiedza zawsze pod r\u0119k\u0105<\/h2>\n\n\n\n

Excel to jedynie narz\u0119dzie \u2013 jego skuteczno\u015b\u0107 zale\u017cy wy\u0142\u0105cznie od wiedzy i umiej\u0119tno\u015bci osoby, kt\u00f3ra go u\u017cywa. Oczywi\u015bcie je\u015bli nie wiemy jak co\u015b zrobi\u0107 w tym programie mo\u017cemy skorzysta\u0107 z jednego z tutoriali lub porad dost\u0119pnych w Internecie. Jednak poszukiwanie instrukcji, kt\u00f3re poka\u017c\u0105 nam jak wykona\u0107 okre\u015blon\u0105 czynno\u015b\u0107 mo\u017ce by\u0107 czasoch\u0142onne i nie zawsze skuteczne.<\/p>\n\n\n\n

Co wa\u017cniejsze \u2013 Excel nie oferuje r\u00f3wnie\u017c wsparcia merytorycznego w zakresie zarz\u0105dzania ryzykiem, audytem czy zgodno\u015bci\u0105 \u2013 u\u017cytkownik musi sam zna\u0107 najlepsze praktyki i wdra\u017ca\u0107 je na w\u0142asn\u0105 r\u0119k\u0119.<\/p>\n\n\n\n

AdaptiveGRC to nie tylko narz\u0119dzie, ale przede wszystkim kompleksowa platforma wspieraj\u0105ca u\u017cytkownik\u00f3w na wielu poziomach. Opr\u00f3cz profesjonalnego wsparcia technicznego systemu zapewniamy dost\u0119p do wiedzy eksperckiej i najlepszych praktyk bran\u017cowych. Przed wdro\u017ceniem systemu u\u017cytkownicy uczestnicz\u0105 w warsztatach, kt\u00f3re pomagaj\u0105 zoptymalizowa\u0107 procesy i dostosowa\u0107 go do realnych potrzeb organizacji. Co wi\u0119cej, AdaptiveGRC jest stale aktualizowane zgodnie z najnowszymi regulacjami, dzi\u0119ki czemu u\u017cytkownicy maj\u0105 pewno\u015b\u0107, \u017ce ich procesy s\u0105 zgodne z obowi\u0105zuj\u0105cymi przepisami.<\/p>\n\n\n\n

Czas na zmian\u0119!<\/h2>\n\n\n\n

Excel przez lata by\u0142 narz\u0119dziem pierwszego wyboru dla audytor\u00f3w, ale jego ograniczenia staj\u0105 si\u0119 coraz bardziej uci\u0105\u017cliwe w czasach, gdy poziom z\u0142o\u017cono\u015bci proces\u00f3w GRC i ilo\u015b\u0107 generowanych przez firmy danych ro\u015bnie w osza\u0142amiaj\u0105cym tempie. Brak automatyzacji, problemy ze skalowalno\u015bci\u0105, niska jako\u015b\u0107 danych czy brak powi\u0105za\u0144 mi\u0119dzy danymi sprawiaj\u0105, \u017ce w dynamicznym \u015brodowisku biznesowym staje si\u0119 on bardziej przeszkod\u0105 ni\u017c wsparciem.<\/p>\n\n\n\n

Nowoczesne narz\u0119dzia, takie jak AdaptiveGRC, eliminuj\u0105 te ograniczenia, oferuj\u0105c automatyzacj\u0119, kontrol\u0119 dost\u0119pu, integracj\u0119 danych i zgodno\u015b\u0107 z regulacjami.<\/p>\n\n\n\n

Dlaczego warto zast\u0105pi\u0107 Excel specjalistycznym oprogramowaniem?<\/h2>\n\n\n\n

Audyt stopniowo odchodzi od Excela, ale \u015bwiadomo\u015b\u0107 tego nie dotar\u0142a jeszcze do wszystkich decydent\u00f3w. Przyzwyczajenie lub przekonanie, \u017ce \u201eprzecie\u017c od lat wszystko dobrze dzia\u0142a\u201d, to cz\u0119ste zjawisko. Konserwatywne podej\u015bcie os\u00f3b zarz\u0105dzaj\u0105cych sprawia, \u017ce audytorzy cz\u0119sto napotykaj\u0105 op\u00f3r \u2013 Excel w audycie \u201edzia\u0142a wystarczaj\u0105co dobrze\u201d i jest powszechnie znanym narz\u0119dziem.<\/p>\n\n\n\n

Jak wi\u0119c skutecznie argumentowa\u0107 za jego zast\u0105pieniem?<\/p>\n\n\n\n